Co ciekawe, prowadząc zajęcia z zarządzania projektami odruchowo pomijałem podawanie podstaw tzn. czym jest cel, zasadę SMART ( specific, measurable, achievable, relevant, timely bound ), planowanie zadań. Potem okazywało się, że codziennej praktyce, pomimo tego, że to wydaje się proste, w natłoku zadań i specyfice różnych relacji w zespole zapomina się o tym.

Dziś podam kilka rozwiązań praktycznych do zastosowania w codziennej pracy . Pokażą one, że podejście projektowe nie musi kojarzyć się z “opasłym planem” a mikrozmiany w naszym działaniu mogą przynieść makroefekty.

Odwrócony harmonogram

Czy planujesz poza pracą swoje inne aktywności w ciągu dnia? Zaznacz najpierw godziny snu, czas na sport, czas dla rodziny
. Bardzo pomaga mi w tym kalendarz Google. Dzięki niemu mogę rozpisać cały dzień. Wykonywaną pracę dzielę napory dnia: najpierw wykonuję najpilniejsze zadania, potem pracuję nad projektami a na końcu rozwiązuję to co jeszcze pojawiło się do zrobienia. Te pory dnia można wpisać jako “wydarzenia” i podpinać pod nie zadania.

Podejście iteracyjne

Nie zakładaj, że musisz wykonać zadanie od razu idealnie. Załóż że działasz w tzw. “sprintach” i po każdym z nich wyłapiesz błędy i je wyeliminujesz. Zwykle w klasycznej edukacji uczono nas otrzymywania kar za popełniane błędy, a nie udoskonalania działań. Czas przesterować się na inne myślenie.

Komunikacja

Warto unikać zbędnych czasochłonnych spotkań i dyskusji. Pomaga w tym korzystanie z czatu. Kilka pytań, prośbę o informacje można wyrazić pisząc i zaraz otrzymamy odpowiedź.

Jeśli już planujesz spotkanie – ustal jego cel. Gdy planujecie zebranie, zaplanujcie agendę. Trendy na rok 2024 wskazują, że będziemy stawiali na bezpośrednie spotkania i komunikację mailową (przemyślane, przygotowane, sensowne emaile).
Ktoś, kto zajmuje się zarządzaniem projektami może “z zewnątrz” przyjrzeć się temu jak działacie i zaproponować zmiany. Nie chodzi tu o typowy audytani szukanie winnych, a raczej życzliwe doradztwo i wypracowanie z zespołem trwałości zmiany.

Rozpoczynający się rok 2024 to czas postanowień i one też zwykle dotyczą zwiększenia efektywności działania. Jak robić to “po ludzku” tzn. osiągać rezultaty zapewniając pracownikom komfortowe warunki? Opowiem o tym więcej w przygotowywanej serii nagrań, które opublikuję już w styczniu na You Tubie.

Aleksander Zuchowski